1. Торговое оборудование
2. Статьи
3. Электронный документооборот (ЭДО): переход в будущее бизнеса

 

   

В современном мире, где технологии проникают во все сферы нашей жизни, электронный документооборот (ЭДО) становится неотъемлемой частью успешной работы любой компании. Он позволяет существенно упростить и ускорить процесс обмена документами, сэкономить время и ресурсы, а также повысить эффективность бизнеса.

Суть и работа

 

Электронный обмен документами – процесс, при котором документы в электронном виде подписываются квалифицированной подписью и заменяют традиционную систему. Такие электронные файлы хранятся в памяти ЭДО и имеют юридическую значимость согласно законодательству.

Важно отметить, что простое направление сканов договора по электронной почте не является полноценным электронным документооборотом. В данном случае мы говорим об отправке копии традиционного документа, который уже существует в печатном виде с реальной подписью. Полноценный электронный документооборот осуществляется с использованием специального программного обеспечения, которое обеспечивает конфиденциальность передаваемых файлов.

 

Работа в системе ЭДО: принципы и ключевые аспекты

Эффективное использование внедряемой системы для обеспечения успешной оперативности компании. Пример использования ЭДО в рамках закупки товаров организацией:

 

1. В программе ЭДО сотрудник составляет заявку на необходимые товары.
2. Руководитель компании осуществляет согласование закупки, все соответствующие данные отображаются в программе, и сотрудник получит уведомление о возвращении заявки после согласования.
3. Затем сотрудник отправляет заявку поставщику через систему ЭДО.
4. Поставщик принимает заявку и готовит заказ.
5. По готовности к отправке, поставщик загружает необходимую документацию в электронную систему, согласовывает и направляет ее нашему сотруднику организации.
6. Все документы находятся в системе, историю обменом и подкрепленные файлы можно посмотреть в любое время.
7. Теперь и заказчик, и поставщик располагают электронными накладными и счетами-фактурами, подписанными обеими сторонами.
8. Товары доставляются сотруднику компании.

 

Внесение изменений в исходящий документ возможны через повторное согласование с руководителем, после отправки файла заказчику – заявку придется отменить и направить повторно. Программное обеспечение позволяет отправлять различные документы в формате PDF или напрямую Word. При работе с системой необходимо знать некоторые аббревиатуры, которые будут идти далее по тексту.

 

• ЭД – электронный документ, который будет отправлен через новую систему.
• КЭП – это электронная подпись (квалифицированная), имеет ту же силу, что и живая подпись. Используется по тексту как ЭП – электронная подпись или ЭЦП — электронная цифровая подпись. ЭП можно оформить через ФНС или другую уполномоченную организацию.
• СЭД – система электронного документооборота, СЭП – система электронной почты.

 

Важно! Передавать ЭЦП другим лицам запрещается. В судебной практике множество случаев, когда ЭП были подписаны документы, о существовании которых владелец подписи и не подозревал. Ознакомиться с судебной практикой можно в других источниках.

 

Подписание документов в СЭДе представляет собой проставление специальной отметки на документе при помощи кнопки «подписать документ», данная процедура придает ЭД подлинность.

 

Изготовлением и внедрением данной системы занимается специализированная аккредитованная компания-оператор, обладающая множеством возможностей для конфиденциального и безопасного обмена документами по специальным каналам. Реестр уполномоченных компаний составляет налоговая служба. Компания-оператор предоставляет пользователям системный продукт, основной целью которого полноценная и многогранная работа с документами через интернет-каналы.

 

После заключения договора с компанией-оператором, организация является респондентом ЭДО и может в полной мере пользоваться всеми возможностями системы и осуществлять обмен документами с нужными оппонентами.

Положительные и отрицательные стороны

 

Электронного документооборот упрощает работу сотрудника на предприятии.

• Нет необходимости отправлять документы через сотрудников, занимающихся доставкой почты, или курьером. Кроме того, файлы легче хранить, и данная система упрощает поиск нужного документа, что позволяет сэкономить ресурсы.
• Гарантия подлинности ЭП и образа документа.
• Безопасность обмена, подлинность и конфиденциальность документа достигается за счет использования специализированных каналов связи, предоставленных оператором.

 

Несмотря на большое количество преимуществ, система всё же имеет некоторые недостатки:

 

• Использование СЭДа поможет сократить работу с бумагой, а также решить вопрос с хранением таких документов. Но несмотря на это, СЭД достаточно дорогостоящая система, и на оформление электронной подписи так же требуются дополнительные средства.
• Несмотря на то, что работа осуществляется через квалифицированных и безопасных операторов, система может давать сбои – а это в свою очередь снижение работоспособности и возможность потери данных.
• Неудобство «общения с клиентами на разных языках» - ведение деловой переписки с одними на бумажных носителях, с другими электронно. Но множество компаний уже ощутили явные преимущества  и отдают предпочтение СЭДу.

На какие типы подразделяется ЭДО

 

Выделяют три основных типа ведения деловой переписки, благодаря чему видна история документа и ответ на него:

 

1. Деловая переписка внутри организации – между отделами или подразделениями, между руководителями и сотрудниками. Распоряжение начальства, кадровые вопросы, управленческие и бухгалтерские документы. Критерии, применительные к документообороту, устанавливаются руководством самостоятельно, а формат документа стандартного типа. Переписка может осуществляться электронно без участия оператора.
2. Внешняя документальная переписка с клиентами, заказчиками и исполнителями – формат документов устанавливается по согласованию сторон. Данный вид связи осуществляется исключительно через оператора.
3. Взаимодействие с государственными организациями – направление отчетной информации, запросов, составленных в произвольной форме.

 

Операторы в большинстве случаев предлагают своим пользователям уникальные системы, объединяющие все разновидности электронного документооборота: системы электронного документооборота (СЭД) и системы электронной почты (СЭП).

 

Это означает, что пользователи могут легко отправлять документы своим сотрудникам, клиентам и передавать отчеты в государственные органы. Дополнительные возможности, доступные пользователю, будут зависеть от выбранного им сервиса и тарифного плана.

 

Виды документов, передаваемых по средствам ЭДО

 

Благодаря использованию Электронного Документооборота (ЭДО) больше не нужно тратить время на хождение по огромному офису или перевозить каждый документ в другой корпус, расположенный через две остановки общественного транспорта. Теперь достаточно нажать несколько клавиш, чтобы отправить необходимый документ каждому сотруднику компании на его компьютер.

Выгода от внедрения ЭДО подкреплена законодательством в нашей стране, которое позволяет унифицировать и автоматизировать обмен сообщениями и документами. ЭДО уже прописан во многих статьях различных законов, например, в Трудовом Кодексе РФ есть положения, относящиеся к кадровому документообороту.

 

СЭД не включает в себя работу с трудовыми книжками сотрудников, поскольку информация о трудовой деятельности сотрудников либо заносится в другие электронные программы организации, либо оформляется вручную.

 

Обмен документами с клиентами компании удобен в электронном формате за счет большого объема документооборота, сегодня вы сможете составить документ на компьютере и тут же отправить его начальнику на согласование, не вставая с рабочего места, и уже приступить к оформлению нового документа. В образе ЭД можно легко исправить неточности или ошибки – это опять же экономия времени, не вставая с того же рабочего места.

 

Неважно, какие документы понадобятся вашему клиенту или госорганизации, будь-то всевозможные счета, накладные, акты приемки-передачи, отчеты и другая необходимая информация, да даже таблицы Excel – всё это прекрасно преобразуется в образ с предварительным просмотром и направляется оппоненту.

Кому экономически рентабельно использовать инновацию?

 

ЭДО является отличным решением для любой компании и организации, даже для ИП и самозанятых. Стоит понимать, для небольшой компании – это нерентабельная система, особенно при минимальном документообороте, при высоком обмене документами, система окупится достаточно быстро на экономии на расходные материалы.

1. Предприятия и фирмы, предоставляющей отчетность в больших объемах – ЭДО экономически выгодное решение в данной ситуации. Поскольку работа с большим количеством документов в электронном виде не имеет аналогов. Эти предприятия используют все возможности ЭДО: ведут работу с многочисленными клиентами компании, поставщиками, а также осуществляют обмен документами внутри своей организации. ЭДО на предприятии – это оперативность и экономия.

2. Малые и средние предприятия также применяют электронный документооборот для упрощения и ускорения процессов, а в некоторых случаях использование такой системы обязательно. Более того, многие крупные партнеры требуют обмена информацией через электронные документы. В случае неподготовленности к такому шагу, вероятность установления деловых отношений может значительно снизиться.

3. Плательщикам налогов просто необходимо использование ЭДО, им выгоднее и удобнее направлять декларации в электронном виде через специализированные каналы. В данном случае такой обмен обеспечивается оператором.

4. Компании, занимающиеся контролируемой продукцией, также должны перейти на инновационный электронный формат. Такие организации обязаны передавать документы и направлять информацию в государственные информационные системы.

 

5. Физические лица – осуществляют направление заявлений и прикрепляют документы к ним на официальных сайтах ведомств, либо через их приложения или портал государственных услуг.

 

Существуют определенные случаи, когда использование электронного документооборота является выгодным:

 

• Компания имеет множество поставщиков и покупателей.

• Компания осуществляет продажу через электронные площадки.

• Компания, занимающаяся продажей маркированной и акцизной продукции.

• Компания, ведущая деловую переписку с государственными ведомствами.

• Компания, работающая со счетами-фактурами.

• Компания, взаимодействующая с организациями из других городов, где ЭДО как нельзя кстати.

• Компания, имеющая большой штат и территориальное удаление отделов.

• Компания, которой необходимо хранение документации в электронном формате.

Инновация подходит любыми коммерческими компаниями, индивидуальными предпринимателями, бюджетными учреждениями (школами, больницами и другими), государственными организациями, а также физическими лицами. Он не имеет ограничений, и применим в различных сферах деятельности.

 

Перейди на ЭДО в несколько шагов:

 

1. Первый шаг. Выбираем наиболее подходящее вашей компании облачное хранилище – удобство использования, а также тарифы и возможности – это всё должно вас устраивать.

 

1. Второй шаг. Для подписания документов, их согласования и заверения, требуется сертификат ключа ЭП. Занимаются этим специализированные организации и ФНС. Сама процедура полностью бесплатна, оплате подлежит носитель подписи (рутокен).

 

1. Оформление ключей электронной подписи для сотрудников компании. Для этого рекомендуется обратиться в коммерческие удостоверяющие организации, которые помогут сделать этот процесс более удобным и эффективным.

 

1. Чтобы начать использовать выбранный сервис, необходимо подать заявление оператору любым удобным способом. Оплатить услуги в соответствии с выбранным тарифом и комплектом дополнительных услуг для работы сервиса на ПК.

 

При установке системы ЭДО в своей организации, важно понимать, что бумажные носители не исчезнут бесследно, по крайней мере, в первое время, поскольку не все организации ещё перешли в инновационную систему. В таком случае некоторой бумажной волокиты не избежать.

 

При совмещении двух основных видов документооборота необходимо соблюдать следующие правила:

 

• Каждый документ должен быть только один – либо на бумаге, либо в электронном виде. Если клиент направил документ по ЭДО, его нельзя распечатывать и подписывать вручную.

 

• Компания вправе осуществлять ЭДО с одними клиентами, а с другими вести бумажный документооборот. Также для различных сделок можно оформлять документы, как на бумаге, так и по ЭДО. Некоторые документы могут быть подписаны живой подписью, а сопроводительные письма к ним – по ЭДО.

 

После внедрения инновации, вашу компанию никто не обязывает направлять все документы электронным способом – выбор только за вашей компанией. Государственные организации такие как налоговая работают с каждым из видов документооборота, соблюдая при этом одинаковые сроки рассмотрения, предусмотренные регламентом.

 

Переход на электронный документооборот – это удобно и выгодно:

 

• это оперативный способ посыла и приема документов между сотрудниками, клиентами фирмы и различными ведомствами;
• затраты на внедрение системы окупятся за счет сокращения нецелесообразных трат на обмен бумажными документами и их хранение;
• переход можно осуществлять постепенно, совмещая его с традиционным бумажным обменом документов. Но, некоторые документы всё же требуют живой подписи.

 

 

Отсюда следует что, использование разных операторов фирмами или организациями не помешает их обмену между собой юридически важными файлами. Электронный документооборот открывает новые возможности, облегчая процессы и повышая эффективность работы.